No importa si es recepcionista o gerente de un hotel. Debe conocer los términos básicos de la comunicación comercial y cómo aplicarlos en la comunicación diaria. Incluso un error aparentemente pequeño en el contenido de un informe puede causar problemas y dañar su reputación.

1¿Qué debería contener un e-mail comercial?

A continuación encontrará lo que debería considerar al escribir un email comercial:

  • Claridad – Exprese claramente de lo que se trata y sus expectativas.
  • Simplicidad – Use oraciones y una estructura simples
    • Concisión – Vaya directamente al punto

2¿Cómo redactar un email comercial?

Considere bien qué estilo de lenguaje vas a utilizar:
Usamos el lenguaje formal:

  • en comunicación con socios comerciales desconocidos, donde deseamos establecer una relación con ellos
  • en reclamaciones y quejas

Usamos el lenguaje común:

  • en comunicación con socios comerciales conocidos teniendo una buena relación con ellos
  • en pedidos, peticiones, etc.

INTRODUCCIÓN

  • Conociendo el nombre del destinatario
    Dear Mr Hoffman,…
  • No conociendo el nombre del destinatario
    Dear Sir or Madam,…

COMIENZO DEL EMAIL

  • I am writing in reference to your email dated 26 June. Le estoy escribiendo en referencia a su email del 26 de Junio.
  • I am writing to inquire about… Estoy escribiendo para preguntar sobre…
  • I am writing regarding… Estoy escribiendo con referencia a…
  • I am writing concerning… Estoy escribiendo en cuanto a…
  • I am writing with regard to… Estoy escribiendo con respecto a…

CUERPO DEL EMAIL

  • Thank you for your email regarding… Gracias por su email con respecto a…
  • I am writing to draw your attention to.. Le estoy escribiendo para señalar…
  • Thank you for giving us the opportunity to.. Gracias por darnos la oportunidad de…
  • I will look into the matter and get back to you as soon as I can. Investigaré el asunto y le responderé tan pronto como pueda.

CONCLUSIÓN DEL EMAIL

  • I await a response at your earliest convenience. Espero una respuesta rápida.
  • Thanking you in advance. Gracias de antemano.
  • I would appreciate your immediate attention to the matter. Apreciaría su atención inmediata al asunto.
  • I look forward to hearing from you soon. Espero tener pronto noticias suyas.

DESPEDIDA
En el correo electrónico formal en inglés, la despedida se determina por los saludos iniciales.

Si conoce el nombre del destinatario del correo electrónico y lo ha utilizado, por ejemplo, Estimado Sr. Jones al principio, la despedida será:

  • Yours sincerely,… Atentamente…

Si no conoce el nombre y utilizó Estimado Señor en la introducción, también lo hará en la despedida.

  • Yours faithfully,… Atentamente…

Las cartas comerciales formales contienen cada vez más despedidas informales.

  • Kind regards,…. Saludos cordiales
    …
  • Best regards,… Saludos / Un afectuoso saludo…
  • With kind regards,… Con saludos cordiales…

Dear Mrs Thomas,
With reference to your email dated 5th May, we are sorry to inform you that we do not have any vacancies available at the moment. We are impressed with your qualification and work experience and will definitely consider your candidature when vacancies arise in future.
Yours sincerely
James Powell
HR Manager of Vipac INC