Nezáleží na tom, zda jste recepční nebo ředitel hotelu. Měli byste znát základní pojmy z oblasti obchodní komunikace, a jak je aplikovat v každodenní komunikaci. I zdánlivě drobná chyba v obsahu zprávy může způsobit problémy a poškodit vaši pověst.

1Jak by měl vypadat obchodní email?

V obchodní emailu dbejte na:

  • srozumitelnost – jednoznačně řekněte, o co jde a co chcete.
  • jednoduchost – používejte jednoduché větné struktury
    • přímost – běžte rovnou k věci

2Jak napsat obchodní email?

Dobře zvažte styl jazyka, který ve svém emailu použijete.
formální jazyk používáme

  • v komunikaci s obchodními partnery, které neznáme a chceme s nimi navázat spolupráci
  • při stížnosti

neutrální jazyk používáme

  • v mailu s obchodními partnery, které známe a máme s nimi dobrý vztah
  • v objednávce, žádosti, apod.

OSLOVENÍ

  • Znáte jméno příjemce emailu
    Dear Mr Hoffman,…
  • Neznáte jméno příjemce emailu
    Dear Sir or Madam,…

ZAČÁTEK EMAILU

  • I am writing in reference to your email dated 26 June. Píši s odkazem na váš email s datem 26. června.
  • I am writing to inquire about… Píši s dotazem ohledně…
  • I am writing regarding… Píši ohledně…
  • I am writing concerning… Píši ohledně…
  • I am writing with regard to… Píši ohledně…

TĚLO EMAILU

  • Thank you for your email regarding… Děkuji za Váš email ohledně…
  • I am writing to draw your attention to.. Píši, abych poukázal na…
  • Thank you for giving us the opportunity to.. Děkujeme, že jste nám dali příležitost k…
  • I will look into the matter and get back to you as soon as I can. Prošetřím to a ozvu se co nejdříve.

ZÁVĚR EMAILU

  • I await a response at your earliest convenience. Očekávám rychlou odpověď.
  • Thanking you in advance. Předem děkuji.
  • I would appreciate your immediate attention to the matter. Uvítal bych, kdybyste této záležitosti věnovali okamžitou pozornost.
  • I look forward to hearing from you soon. Těším se na vaši brzkou odpověď.

ROZLOUČENÍ
Ve formálním anglickém emailu je rozloučení určeno úvodním pozdravem.

Pokud znáte jméno příjemce emailu a v úvodu jste použili např. Dear Mr Jones, tak rozloučení bude

  • Yours sincerely,… Se srdečným pozdravem…

Pokud jméno neznáte a v úvodu jste použili např. Dear Sir, tak rozloučení bude

  • Yours faithfully,… S úctou…

Formální obchodní dopisy čím dál častěji obsahují neformální rozloučení.

  • Kind regards,…. Se srdečnými pozdravy…
  • Best regards,… S nejlepšími pozdravy….
  • With kind regards,… Se srdečnými pozdravy…
Dear Mrs Thomas,
With reference to your email dated 5th May, we are sorry to inform you that we do not have any vacancies available at the moment. We are impressed with your qualification and work experience and will definitely consider your candidature when vacancies arise in future.
Yours sincerely
James Powell
HR Manager of Vipac INC

Jak napsat obchodní email v angličtině - procvičení